Rund 5.000 Mitarbeiter in acht verschiedenen Einrichtungen mit teils standortübergreifenden, teils unternehmensweiten, teils sehr fachspezifischen Informationen zu versorgen, ist beileibe keine Leichtigkeit. Deshalb kam die Evangelisch-Lutherische Diakonissenanstalt zu Flensburg auf HOCHZWEI zu – und gemeinsam fanden wir eine Intranet-Lösung.
Eine besondere technische Herausforderung stellte die Verknüpfung des auf Typo3-basierenden Intranets ans interne Active Directory System dar: Dank dieser können alle Mitarbeiter mit ihrer allgemeinen Arbeitsplatzkennung innerhalb des Netzwerks auch auf das Intranet zugreifen und werden personalisiert angesprochen. Spezielle Login-Daten und eine gesonderte Anmeldung entfallen.
Als meist genutztes Element stellte sich bereits kurz nach dem Live-Gang das Telefonbuch mit angeschlossener Personen- und Schlagwortsuche heraus: Statt der Suche nach der Nadel im Heuhaufen bedarf es nur noch weniger Klicks, um die Kontaktdaten des einen Kollegen unter 5.000 zu finden. Eine ganze Reihe weiterer Features macht das System zum bunten Strauß an Möglichkeiten: von der automatisierten Veröffentlichung von Speiseplänen über einen Download-Bereich für wichtige Formulare und Merkblätter bis hin zum Diskussionsforum, in dem auch anonym gepostet werden kann.
Die Anbindung an die Datensätze der Website sorgt dafür, dass Kontaktdaten und Stellenangebote zentral gepflegt und intern (d.h. ausschließlich im Intranet), extern (auf der Website) oder in beiden Systemen veröffentlicht werden können. Ebenfalls zentral definiert sind die Berechtigungsstufen der Nutzer: Auf diese Weise wird klar festgelegt, welcher User auf welche Bereiche zugreifen kann. Jeder Schwerpunkt enthält außerdem ein FAQ-Element mit relevanten Infos und das schwarze Brett gibt den Mitarbeitern Raum für Kleinanzeigen.
Gestalterisch greift das interne Kommunikationssystem das Screendesign der Website auf und unterstützt damit den einheitlichen Auftritt auch innerhalb der Organisation. Zusätzlich entstanden über 30 Icons im gleichen Stil, die jeweils eine Funktion bzw. Kategorie darstellen. Über eine Favoritenliste kann jeder Mitarbeiter ganz individuell festlegen, zu welchen Themen er vorrangig und automatisiert informiert werden möchte.
Einen besonderen Wunsch der Organisation erfüllt die grafisch durch eine Sprechblase hervorgehobene Morgenlosung: Jeden Morgen erscheint der täglich wechselnde Spruch auf der Startseite – in allen responsiven Stufen direkt zu Beginn.
